Инвентаризационная опись: основные правила оформления и распространенные ошибки

На каждом предприятии периодически должна проводиться инвентаризация, то есть проверка фактически имеющегося оборудования на складе по отношению к данным, указанным в документации. С этой целью составляются целые комиссии, члены которых несут ответственность за соблюдение установленных правил. В процессе мероприятия создается инвентаризационная опись. Она и служит основанием для сравнения с первичной документацией.

Инвентаризационная опись оформляется вручную

Итак, непосредственно перед проведением процедуры сверки необходимо подготовить отчетность на определенную дату. Все оборотные документы, приходные и расходные ордера/накладные следует предоставить членам комиссии. Зачастую проверяется наличие товара на складах по имеющимся данным об остатках материальных ценностей. Как правило, в каждом территориально обособленном подразделении назначается материально-ответственное лицо. Оно должно документально обосновать выявленные расхождения. Рекомендуется вести учет каждого товара по партиям и серийным номерам, ведь это позволит избежать пересортицы и сэкономит время на выявление расхождений. Бланки инвентаризационных описей разрабатываются специалистами предприятия с учетом требований нынешнего законодательства. Конечно, заполнять их вручную достаточно сложно и неудобно. Тем не менее, экономится время, которое было бы потрачено  для занесения данных в компьютер. После проверки фактического наличия оборудования на складе составляется сличительная ведомость, которая и позволяет обнаружить несоответствие. Выполнение подобной работы вручную сопряжено с одним серьезным недостатком: слишком высока вероятность ошибки, ведь человеческий фактор всегда имеет место быть.

Инвентаризационная опись в электронном виде

На сегодняшний день более совершенной и менее трудоемкой считается выполнение проверочных работ с помощью специализированных программ и оборудования. Итак, товар на складе проходит специальное сканирование, а полученные данные автоматически заносятся в установленные формы. После полного заполнения всех листов формируется инвентаризационная ведомость. Форма ее может оставаться стандартной или корректироваться по желанию заказчика. Также в автоматическом режиме происходит сравнение факта с данными бухгалтерского учета. В конечном счете специалист получает результат в виде списка несоответствий, которые может скорректировать по собственному усмотрению. Излишек или недостаток товара отображается в виде актов на списание или оприходование товара.

Инвентаризационная опись: распространенные ошибки

В первую очередь хочется отметить, что сверка фактического наличия товара должна проводиться регулярно. Безответственное отношение к подобным вопросам приводит к снижению уровня прибыльности предприятия и, как следствие, уменьшению размера оплаты труда. Инвентаризацию нужно проводить качественно, не допуская поблажек и невнимательности. При грамотном подходе в период таких процедур можно обнаружить бракованные или просроченные изделия, своевременно списать негодный товар и тем самым значительно повысить престиж фирмы.