Инвентаризация - это... Определение, виды инвентаризации, значение и порядок проведения

Бизнесмены и работники крупных производств постоянно сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации. Это процедура не из приятных, но ее периодически нужно выполнять, чтобы знать все о текущем состоянии организации. Зачастую данный функционал приходится выполнять бухгалтерам вместе с работниками, несущих материальную ответственность за то или иное имущество в рамках предприятия.

Что понимают под данным процессом?

Инвентаризация – это проверка всего имущества предприятия на предмет его наличия, а также финансовых обязательств, которые у него имеются по состоянию на ту или иную дату. Данная процедура осуществляется с помощью данных по бухгалтерскому учету и информации о фактическом наличии тех или иных единиц товаров или услуг.

Менеджеры обязаны сопоставить имеющиеся у них данные, в результате данной процедуры они смогут получить общую картину, позволяющую сделать выводы относительно работы тех или иных сотрудников или механизмов предприятия. Также с помощью инвентаризации можно добиться полноценной сохранности ценностей организации и средств, используемых в работе.

Что считают?

Работники торговли достаточно остро переживают инвентаризацию, материально они обычно несут ответственность за товар или услуги, которые предлагают населению, поэтому в случае обнаружения недостачи у них могут быть серьезные неприятности. Предприниматели и государственные структуры достаточно скрупулезно подходят к финансовым вопросам и при приеме на работу сразу же вписывают в трудовой договор пункт «материальная ответственность».

Помимо товаров и услуг, пересчету могут подвергнуться различные нематериальные активы, деньги, вложения, а также прочие запасы. Если же говорить об обязательствах, сюда относятся займы, кредиторские задолженности и резервы. Как правило, все они оформлены соответствующими договорами с банками, а последние, как правило, достаточно строго относятся к просрочкам и различным сложностям с выплатами.

Зачем нужно осуществлять пересчет?

Проведение инвентаризации преследует целый ряд целей, главная из них – выявление фактического количества имущества у организации. Зачастую именно с ее помощью можно найти товары и услуги, которые имеются в наличии, но отсутствуют в бухгалтерских расчетах, аналогична и обратная ситуация. Все неучтенные объекты должны быть немедленно взяты в расчет для дальнейшего корректного ведения учета.

Кроме того, данная процедура может помочь понять фактическое количество ресурсов, которые приходится использовать для создания реализуемых товаров и услуг. Если их слишком много, руководство организации может задуматься о перепрофилировании собственной работы, а также о способах удешевления производства и получения большей выручки.

Чем помогает проведение инвентаризации?

С помощью пересчета руководители организаций могут также проверить правильность действий своих сотрудников, действительно ли они корректно ведут учет имеющихся мощностей и денежных обязательств. Кроме того, можно оценить существующие материальные ресурсы по рыночным ценам исходя из их фактического состояния, а затем реализовать их. Например, если в ходе инвентаризации было выявлено, что ряд помещений не используется по назначению, то руководство предприятия может попытаться загрузить их работой или же продать как ненужные активы.

Процедура также помогает проверить, в каком состоянии находятся основные мощности предприятия, корректно ли используются нематериальные активы. Как правило, после проведения инвентаризации на предприятии начинаются различные преобразования, иногда дело доходит даже до сокращения штатного расписания.

Какие существуют разновидности пересчета?

Инвентаризация имущества является процедурой, без которой не может обойтись ни одно предприятие. В зависимости от объемов пересчета ее можно разделить на частичную и полную. Первая наиболее актуальна для крупных предприятий, в составе которых работает несколько подразделений, занимающихся реализацией товаров и услуг. В небольших магазинах пересчет товара обычно проходит раз в неделю, в крупных сетях данная процедура осуществляется ночами с регулярностью раз в месяц.

Для проведения подобной проверки всегда должны быть основания. С данной точки зрения инвентаризация делится на плановую и внезапную. Первая обычно проходит достаточно спокойно, но есть определенный риск того, что проверяющие не увидят подлинного состояния дел в организации, поскольку материально ответственные лица могут исправить существующую отчетность и выдать ее за корректную. Внезапная проверка является более объективной, с ее помощью можно выявить недочеты и предотвратить их дальнейшее появление.

В каких случаях инвентаризация необходима?

Высшее руководство предприятия определяет порядок инвентаризации, а также сроки ее проведения. В случае внезапной проверки оно не оповещает заранее ответственных за имущество лиц. Проводить пересчет необходимо в момент формирования годовой отчетности бухгалтерским составом предприятия, при выявлении хищений имущества или его серьезной порчи.

Также данная процедура необходима, когда продукция предприятия и его собственность предоставляются в аренду, продаются. Смена сотрудников, материально ответственных за имущество, и смена формата организации (в том числе и ликвидация) являются поводом для проведения инвентаризации. Достаточно редко возникает ситуация, когда пересчет необходим в связи с чрезвычайными ситуациями и стихийными бедствиями, негативно повлиявшими на работу организации.

Как подготовиться к проверке бухгалтеру?

Если вы не так давно стали работать на предприятии в качестве бухгалтера и впереди замаячила инвентаризация, образцы актов и описей могут пригодиться для проведения данной процедуры. Их создание регламентировано Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете», который был издан в декабре 2011 году и с тех пор является одним из самых важнейших документов для специалистов, осуществляющих данную процедуру.

В своей работе бухгалтер также может ориентироваться на приказ Министерства финансов № 49, изданный в июне 1995 года, который заключает в себе целый ряд рекомендаций по проведению инвентаризации с учетом имеющихся у предприятия финансовых обязательств. При этом менеджер, осуществляющий проверку, должен постоянно находиться в курсе событий, а для этого необходимо изучать разъясняющие документы Минфина, которые выпускаются примерно раз в полтора-два месяца.

С чего начинают пересчет?

Инвентаризация основных мощностей любого предприятия осуществляется в несколько ступеней. Первый из них – подготовительный, который заключается в создании приказа о необходимости проведения данной процедуры, а также о формировании комиссии, которая будет заниматься пересчетом. В состав данного внутреннего органа обычно входит непосредственный руководитель материально ответственных лиц, бухгалтер, а также начальник предприятия.

Параллельно с этим определяются сроки проведения инвентаризации, а также те разновидности имущества, которые планируется пересчитать. В этот же самый период происходит формирование расписок и прочей документации, планируемой для использования при пересчете имеющихся мощностей, товаров и услуг.

В чем заключается непосредственная инвентаризация?

Пересчет, проведение замеров, взвешиваний – следующий этап проведения инвентаризации, средства в данном случае используются самые разнообразные: программное обеспечение, калькуляторы, специфическая документация (описи) и т. д. Особое внимание в данном случае уделяется проверке наличия товаров, которые должны быть в дальнейшем реализованы для получения компанией прибыли.

Когда все посчитано, наступает горячая пора для бухгалтеров, именно они должны произвести сверку проведенных подсчетов с собственными данными. Поскольку финансовые специалисты компаний обычно ведут работу в 1С, то и описи они просят составлять в электронном формате для экономии времени. Именно они обычно находят расхождения, после чего начинают поиски причин для несовпадений.

Что происходит с итоговыми результатами подсчетов?

Финалом проведения данной процедуры является акт инвентаризации, в котором указана максимально подробная информация о проведенных подсчетах. Бухгалтера достаточно объективно в данном случае отражают все выявленные недочеты, а также указывают всех лиц, которые должны понести соответствующую административную ответственность. Как правило, пересчет имущества всегда выявляет ряд недостач или излишков, в тех случаях, когда первые перекрываются вторыми, претензий ни у кого не возникает.

В итоге все участники комиссии обязаны подписать итоговый протокол, в котором будет отражена подробная информация об итогах пройденной проверки. Далее руководство предприятия или подразделения, в котором проводилась инвентаризация, формирует приказ об утверждении ее результатов. В этом документе указываются итоги проверки, выявленные факты недостатки или излишков, потребность в усилении контроля за сохранностью имущества, а также сроки устранения найденных нарушений.

Могут ли быть наказаны сотрудники?

По результатам инвентаризации руководство предприятия принимает решение об административном воздействии по отношению к материально ответственным за имущество сотрудникам. Как правило, если организации нанесен значительный ущерб, чаще всего процедура заканчивается увольнением сотрудника с последующим возмещением убытков. Если сумма недостачи слишком велика, может быть возбуждено уголовное дело о хищении, и все виновные могут отправиться за решетку.

Чаще всего организации предпочитают договариваться со своими подчиненными полюбовно, и не идут на открытый судебный конфликт. В том случае, если материально ответственный сотрудник не согласен с результатами проведенной инвентаризации, и не собирается возмещать убытки, причиненные им организации, он имеет право подать апелляцию на решение комиссии.

Как отражаются результаты в общем учете?

Поскольку инвентаризация – это процесс с бухгалтерской точки зрения достаточно трудоемкий, то в большинстве случаев руководство подразделения пытается сделать все, чтобы не отражать выявленные недостачи в документах. Недостачу могут провести как списанную стоимость имущества, пришедшего в негодность. Тогда данную сумму можно будет включить в расчеты по основному производству.

Если в результате проведения проверки было принято решение о том, что недостачу будет возмещать материально ответственное лицо, эта информация указывается в итоговых документах и составляется приказ, который подписывается руководителем подразделения. Все излишки принимаются к учету и в дальнейшем финансовое планирование осуществляется с их учетом.

В чем заключается польза проведения проверки?

По мнению руководителей, инвентаризация – это дополнительный способ управления коллективом и организацией, который может предоставить большое количество преимуществ. В первую очередь речь идет о сохранении всех материальных ценностей учреждения. Параллельно с этим можно также выявить те продукты, у которых уже истек срок годности или же истекает в кратчайшее время.

Еще одно преимущество проведения инвентаризации заключается в том, что руководство может увидеть активы, которые на текущий момент не приносят пользы и могут быть упразднены. Все слабые места сразу становятся видны руководителям после проведения проверки, это утверждение касается и неэффективных сотрудников, особенно это актуально для тех, кто не способен обеспечить качественный контроль за состоянием товара, его сохранностью и своевременной реализацией.

Существующее законодательство разрешает проводить любое количество инвентаризаций на протяжении календарного года. Торговые компании предпочитают проверять своих сотрудников достаточно часто, поскольку несвоевременная реакция на их плохую работу может принести организации огромные убытки. Важно, чтобы между предприятием и сотрудниками были подписаны договора, имеющие юридическую силу, в противном случае нельзя будет предъявить какие-либо финансовые претензии предъявить проштрафившимся специалистам.