Акт приема-передачи оборудования: правильное оформление документа

На первом месте в любой компании стоит оснащенность производственными мощностями, т. е. зданиями, сооружениями, площадями, рабочими машинами, силовым оборудованием и другими средствами производства со сроком эксплуатации больше года. Участвуя в рабочем процессе, основные фонды компании меняют свою структуру: реализуются, передаются в аренду, устаревают, пополняются более новыми и прогрессивными моделями. Поступление активов оформляется следующими бланками:

1) акт приема-передачи основных средств формы ОС-1, применяемый в случае прямого ввода в производственный процесс готового к работе объекта ОС на основании распоряжения руководства компании;

2) акт приема-передачи оборудования в монтаж формы ОС-15, подтверждающий необходимость дополнительных монтажных работ и передачу оборудования для доведения объекта до рабочего состояния.

Для чего нужен акт?

Являясь приложением к договору поставки, этот документ подтверждает факт передачи оборудования от одной стороны другой, следовательно, его ввод или вывод из состава производственных мощностей той или иной компании. Применение акта регламентируется законодательством и используется для осуществления контроля расходов. Документ составляется:

• при передаче имущества б/у, числящегося у сдатчика (в 2 экземплярах, заполненных обеими сторонами);

• при покупке нового имущества через предприятие торговли, у физического лица или при изготовлении собственной компанией (в 1 экземпляре, заполненном принимающей стороной).

Особенности оформления документов по договорам купли-продажи и поставки

Особенностью оформления подобных актов является:

• наличие договоров, приложением и неотъемлемой частью которых является акт приема-передачи оборудования заказчику формы ОС-1;

• обязательное указание номера и даты договора в актах ОС-1;

• составление акта ОС-1 производится только принимающей стороной, если объект новый, и обеими сторонами при покупке основного средства б/у. При оформлении акта указываются:

- сведения о компаниях получателя и сдатчика. При приобретении нового объекта, сведения о сдатчике не вносятся;

- основание (договор);

- дата принятия к учету объекта б/у;

- амортизационная группа;

- название организации-изготовителя;

- сверху на титуле акта проставляются даты и подписи руководителей обеих сторон.

Первый раздел акта заполняет передающая объект сторона. Необходимыми к заполнению являются графы о сроке эксплуатации ОС. Второй раздел заполняется получателем. Здесь требуется проставить следующие реквизиты:

- первоначальная стоимость;

- срок использования. При истечении срока на дату получения, он определяется исходя из технических возможностей объекта;

- амортизационная норма.

В третьем разделе указываются технические характеристики объекта. При наличии в узлах и деталях получаемого оборудования драгоценных металлов, следует указать тип металла, его массу и названия деталей. Созданная комиссия для приема объекта и проверки его технического состояния на третьей странице акта делает следующие отметки:

• дата проведения испытаний;

• степень соответствия объекта ТУ;

• необходимость доработки объекта.

Заверенный акт приёма-передачи оборудования передается бухгалтеру, а оборудование – лицу, принявшему объект. Передача машин, станков, стендов и т. д. всегда сопровождается составлением акта в предприятиях любой отрасли, причем основные требования к оформлению практически не меняются.

Передача оборудования в монтаж

Акт приема-передачи оборудования в монтаж формы ОС-15 - первичный документ, оформление которого подтверждает факт передачи в монтаж поступившего оснащения и техники с целью приведения объекта в рабочее состояние. Акт составляется только в тех случаях, когда монтаж производит сторонняя фирма, не имеющая отношения к данной поставке. Если объект будет монтировать фирма-поставщик оборудования, то по завершении работ по доставке и установке оформляется акт ф. ОС-1, подписанный обеими сторонами, а средства вводятся в эксплуатацию распоряжением руководителя компании. В случае привлечения к монтажным работам сторонней организации составляется акт ф. ОС-15, который подписывается представителями обеих сторон.

Требования к бланку

Акт составляется в 2 экземплярах: один остаётся у стороны, передающей оборудование, второй – у получающей стороны. В документе указываются:

•

название компании-заказчика работ;

• № договора;

• название компании–поставщика оборудования;

• название монтажной организации, проводящей монтажные работы;

• название, № и дата проведения работ;

• подробное перечисление всех позиций оборудования с указанием маркировки, серийных номеров, технологических особенностей, фирмы-производителя, цены и количества;

• сведения о комплектности оборудования при приемке в монтаж и соответствия оного проекту или чертежу;

• информация о найденных дефектах;

• монтажная организация обязательно делает отметку о пригодности переданного оборудования к монтажу;

• подписи и печати представителей обеих сторон, как компании-заказчика, так и монтажной организации и лица, отвечающего за сохранность оборудования во время проведения монтажных работ. Объект передается работнику, несущему ответственность за его сохранность. По окончании монтажных работ и проверки готовности объекта к эксплуатации, производится ввод объекта в группу основных средств компании.

Оформление оказания услуг

Проведение подобного мероприятия оформляется отдельным документом. Например, составляется акт приема-передачи услуг. Унифицированной формы такой документ не имеет, однако составляется - в свободной форме - в 2 экземплярах, подписывается обеими сторонами. Таким образом, бумага является юридически законной.

Передача оборудования в аренду

Документальному оформлению передачи объекта в аренду предшествует составление договора аренды, имеющего предварительный характер до момента передачи заявленных средств, техники, инвентаря и т. п.,

зафиксированных в акте. Как правило, оборудование носит сложно-технический характер, и чтобы избежать взаимных претензий, акт приема-передачи должен содержать исчерпывающие сведения:

• описание оборудования;

• состояние упаковки (при ее наличии);

• сопроводительные документы, соответствующие действующему законодательству;

• соответствие маркировки, модели, количества указанным показателям в договоре;

• исправное техническое состояние имущества.

Кроме того, в акте может быть указан срок проведения тестовых испытаний оборудования.

Передача оборудования во временное или безвозмездное пользование

Актирование передачи оборудования во временное или безвозмездное пользование возможно только при наличии соответствующего договора, где ссудодателем выступает передающая сторона, а ссудополучателем – сторона, получающая оборудование. Акт передачи выступает приложением к договору, без которого тот недействителен, и имеет ряд необходимых для заполнения реквизитов:

• название документа, место и дата составления;

• сведения о сторонах договора;

• перечень оборудования с указанием технических характеристик;

• удостоверяющие подписи и печати сторон.

Передача инвентаря и техники в ремонт

Отличительной чертой оформления акта-приема оборудования в ремонт является более простая его форма, которая в повседневной жизни используется сервисными центрами по ремонту сложнобытовой техники. Этот документ не является приложением к договору, наличие такого документа может только подтверждать необходимость ремонта, если гарантийный срок использования не истек. В акте указываются:

• название компании или ФИО заказчика;

• адрес и контактные телефоны заказчика;

• способ возврата оборудования;

• перечень взятого на ремонт оборудования с указанием комплектности и вида ремонта.

Итак, любое движение объекта основных фондов в предприятии документально фиксируется. Качественное оформление подобных документов значительно снижает риски неоправданного завышения налогов для компании и гарантирует прием и передачу имущества в полном объеме и комплектности.