Инструкция по заполнению трудовой книжки работника

Ответственность за ведение, оформление и хранение трудовых книжек, как правило, возлагается на бухгалтера предприятия, ответственного за кадровый учет. Если такая должность в организации отсутствует, то оформление трудовых книжек и прочих кадровых документов может вести главный бухгалтер или руководитель предприятия.

Общие правила

Существуют утвержденные правила оформления трудовой книжки, в соответствии с которыми и следует вносить все записи, в противном случае они будут считаться недействительными. У сотрудника, которому принадлежит книжка с нарушениями оформления, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Инструкция по заполнению трудовой книжки запрещает при внесении записи использовать карандаши или цветные авторучки. Допустимы исключительно ручки фиолетового, черного или синего цвета. Любые даты и цифры при заполнении отражаются с помощью арабских чисел, например, 01.01.2001 и никак иначе. Кроме этого, недопустимы никакие сокращения. Правильно заполненная трудовая книжка соответствует инструкции по оформлению.

Об исправлении ошибок

Одно из правил, которые следует строго запомнить - это недопустимость исправлений. Если ошибка все-таки допущена, то корректировка вносится так, как рекомендует инструкция по заполнению трудовой книжки, а именно:

• Если допущена ошибка на титульном (первом) листе трудовой книжки, например, неправильно написана фамилия сотрудника или дата рождения, то бланк трудовой книжки считается испорченным. Исправления не допускаются.
• Если на листе, содержащем записи о работе, внесена ошибочная запись, то ниже этой записи создается новая, в которой указывается: "Запись номер... недействительна..." И далее по тексту...
• Если допущена ошибка в наименовании организации, то в строке ниже следует указать: "Наименование организации указано неверно. Следует читать ...."

Как обязует инструкция по заполнению трудовой книжки, записи на титульный лист (страница с номером один) вносятся без сокращений, в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Недопустимо вносить записи со слов. Для внесения личных данных необходим документ, удостоверяющий личность. Данные об образовании и профессии вводятся на основании записи в представленном аттестате, дипломе или свидетельстве. После ввода всех необходимых данных ставится дата заполнения документа, и сотрудник, проверив написанную информацию, ставит свою подпись. Далее следует подпись лица, заполнявшего трудовую книжку и ответственного за ее ведение. Стоит заметить, что в этом поле пишут свою фамилию, а не расписываются. Обязательна печать организации, в которой была открыта книжка.

Изменение данных с титульного листа

Если необходимо внести изменения, например, при смене фамилии, прежние данные аккуратно зачеркиваются, и ниже ставится новая запись. Ссылки на документы, которые послужили причиной внесения изменений, указываются на внутренней странице обложки и подтверждаются подписью внесшего запись.

В сведениях о работе указывается название организации полное, а в скобках после - сокращенное. Далее, в столбце 1, ставится номер записи, следующий за предыдущим. Столбец 2 - дата создания записи. Как говорилось выше, арабскими цифрами. Столбец 3 - собственно сведения: о принятии на работу, увольнении или переводе на другую должность или работу. В данном поле важно соблюдать правильную формулировку. Например, при приеме на работу следует указать: "Принят на должность..." При увольнении важно правильно указать номер статьи с соответствующими пунктами, по которой увольняется работник, в том виде, в котором он указан в Трудовом кодексе. Например, "Уволен по собственному желанию пункт 3 часть первая статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации". В этой же части трудовой книжки ставятся отметки о присвоенных работнику новых квалификациях или профессиях. Столбец 4 - для того, чтобы указать номер и дату приказа, соответствующего записи.

Заполнение сведений о награждениях

Далее, после сведений о работе, следует раздел, в который, как требует инструкция по заполнению трудовой книжки, вписываются записи о различных награждениях и поощрениях. Сюда вносится подробная информация, включающая названия наград, кем выданы и за что, с указанием названия, номера и даты подтверждающего документа.