Обязанности секретаря и требования к должности

От чего зависят

В каждой компании обязанности секретаря разнятся. Отличия продиктованы множеством факторов, к которым относятся следующие: корпоративная культура, численность сотрудников компании, ее структура и, наконец, личность руководителя. Последний фактор в большей степени, чем все предыдущие, формирует функционал данной должности, поскольку именно от него зависит в целом профиль деятельности. Например, если речь идет о руководителе высшего звена, то в обязанности секретаря может входить организация участия в международных конференциях, круглых столах и т.д. В том случае, если мы говорим о начальнике небольшого технического подразделения, то специалисту, скорее всего, придется столкнуться с оформлением технической документации и необходимостью изучения производственных процессов.

Общие требования

Несмотря на некоторую разнящуюся специфику, существуют общие функциональные обязанности секретаря, выполнять которые должен уметь каждый претендент на данную должность. Познакомимся с ними подробнее. К ним можно отнести следующие:

- планирование рабочего дня руководителя;

- организация совещаний;

- ведение документооборота;

- выполнение личных поручений начальника.

Разумеется, это лишь общие обязанности секретаря. Каждый из этих пунктов довольно многогранен и может включать в себя как довольно рутинную работу, так и творческую, требующую определенного подхода. Для того чтобы претендовать на такую вакансию, соискатель должен в первую очередь уметь обращаться с компьютером на уровне продвинутого пользователя, а также на высоком уровне владеть следующими приложениями, необходимыми в работе: Word, Excel, PowerPoint. Конечно, это далеко не полный перечень, а обязательный минимум. Ведь, скорее всего, в каждой организации специалисту придется знакомиться со специфическими базами данных и внутренними программами по обмену информацией.

Подходящий кандидат

Обязанности секретаря-референта часто путают с обязанностями простого секретаря. В большинстве российских компаний эти два понятия довольно схожи и, следовательно, их границы размыты. Определенно можно сказать о том, что обязанности секретаря заключаются в большей мере в организаторской деятельности, а референта – в работе с документами. Общими же применительно к обеим позициям являются требования к личности работника, занимающего рассматриваемую должность. Он, безусловно, должен обладать отличными коммуникативными и дипломатическими навыками, а также повышенной стрессоустойчивостью. Ведь зачастую такой человек является своеобразным буфером между своим руководителем и клиентами компании или же сотрудниками. Немаловажную роль играет и внешность, поскольку секретарь – лицо компании. Приятная улыбка, опрятная одежда и прическа – необходимый минимум для сотрудника. Если вы твердо решили строить свою карьеру в этом направлении, будьте готовы к тому, что на работе вы должны забывать о собственных проблемах и неурядицах, излучать позитив и радушие.