Зона ресепшн – это «визитная карточка» компании, организации, предприятия

Уже стало привычным в солидной или новой компании видеть на входе зону ресепшн. Это место, где посетитель может получить консультацию администратора или менеджера по работе с клиентами. Он может узнать информацию о режиме работы, расположению офисов на этажах или прочие сведения о деятельности компании.

Определение

Слово reception (в произношении "ресепшен" или "ресепшн") заимствовано из английского языка. Обозначает оно зону приема посетителей, гостей, клиентов. Предполагается, что в этом месте новоприбывшие получают дальнейшие инструкции касательно планируемого мероприятия, уточняют порядок поведения, регистрируются.

Эта зона становится отправной точкой их дальнейшего продвижения по коридорам нового здания. Дословно переводится, как "получать" или "принимать". В меньшей степени используется также в значениях: "восприятие", "принятие", "встреча". И это вполне логично: в зависимости от вида мероприятия, структуры организации или типа компании (предприятия) посетители могут иметь различные цели визита.

В наших реалиях понятие ресепшн – это еще и особый тип офисной мебели. Такой комплект может включать только стойку, напоминающую рабочее место администратора отеля. Или же это будет некий уголок (стенка в комнате общего назначения) на входе в офисное здание с небольшой зоной ожидания и сопутствующей этому мебелью.

Правописание

Точных данных о правильности использования этого слова в русском языке пока нет. В некоторых источниках якобы приводятся рекомендации о необходимости применения формы слова ресепшен по аналогии с уже имеющимся заимствованием (промоушен).

Другие настаивают на варианте ресепшн. Как писать правильно (есть еще варианты: рецепшн, ресепшин, рецепция) – сказать сложно, ввиду отсутствия официальных источников информации. При склонении любое из них звучит «коряво». Выдвигаются предложения вообще этого не делать (на ресепшне), а использовать словоформу как есть в любом падеже.

Сфера применения

Где еще можно встретить зону ресепшн? Это было раньше и у нас. В гостиницах всегда, так или иначе, присутствовала стойка администратора, где вновь прибывшие постояльцы регистрировались. Проживающие там получали или сдавали ключи от номеров, а уезжающие – рассчитывались. На предприятиях и в организациях, где здания администрации находились за общим забором, функцию приема посетителей выполнял дежуривший на проходной охранник. Это трудно сравнивать: турникеты и пропускная система – и доброжелательно настроенные менеджеры по работе с клиентами, ожидающие посетителей в уютной и хорошо организованной зоне приема гостей.

Сейчас ресепшн можно встретить и в салоне красоты, и в торговом центре, и уже на обновленных (реконструированных) проходных заводов и фабрик. Рынок мебели подстраивается под эти веяния. Многие компании предлагают клиентам различные варианты обновленных по западным образцам удобных стоек администраторов.

Организация зоны

Чтобы «на уровне» встретить гостей, посетителей или клиентов (инвесторов), стойка ресепшн обязана быть универсальной. От ее формы и конструкции зависит удобство и администратора, и посетителей. Забота о клиентах и о персонале одинаково важна для компании. Поэтому к мебели для зоны ресепшн предъявляются особые требования.

Стойка, как правило, сочетает в себе сразу две зоны. Это рабочее место персонала на первом уровне. Выше, обычно, располагается стол для посетителей. Он должен быть удобным, клиенты любят в ожидании решения их вопроса положить удобно руки, надежно опереться, спокойно осмотреться.

Все лишнее: средства коммуникации, мониторы, офисные принадлежности скрываются в нишах между двумя этими уровнями. Видеть в основном клиент должен приветливое лицо администратора на ресепшн, за его спиной – атрибуты компании, на столе или рядом на стендах и стеллажах – визитки, рекламные и информационные буклеты, приятные глазу и не отвлекающие элементы декора, сувениры.

Назначение

По большому счету, ресепшн – это во многом действительно лицо компании, так сказать, «одежка», по которой встречают. И тут уместно постараться, чтобы показать истинный потенциал. Занимающие лидирующие позиции компании, чтобы поддержать имидж, считают своим долгом приобрести для приема клиентов роскошные блестящие стойки из стекла и металла в комплекте с шикарными коврами, креслами и диванами для зоны ожидания.

Понятное дело, что небольшой, начинающей свой путь фирме или организации не обязательно так тратиться. Хорошо смотрится и приятно впечатляет простая, но со вкусом подобранная в тон общему интерьеру стойка. Намного важнее будет для гостя впечатление от общения с персоналом, находящимся по другую сторону стола. От того, как сложится общение, как быстро и качественно удастся посетителю решить первичные вопросы организационного плана, будет зависеть его впечатления. Психологи считают, что они во многом предрешают исход будущей встречи.

Администратор на ресепшн

У нас персонал зоны приема гостей может выполнять разнообразные функции. В солидной организации приемом посетителей обычно занимается отдельный сотрудник. Секретарь руководителя находится в непосредственной близости от главного лица компании. Ввод первичной информации, регистрацию входящей документации и прочие организационные вопросы - все это выполняют отдельные служащие.

В маленьких фирмах зачастую все эти функции закреплены за одним человеком. Он принимает гостей, дежурит на телефонах, консультирует по общим вопросам и даже может заниматься рекламой или продажами сопутствующих товаров. В таком случае именно он является «лицом» компании. Администратор на ресепшн должен выглядеть презентабельно, разбираться в деятельности фирмы, быть хорошим рекламным агентом, возможно, даже компетентным продавцом и уж точно внимательным и чутким собеседником.