Организация учета персонала
На каждом предприятии в обязательном порядке имеется кадровая служба. В обязанности ее сотрудников входит учет персонала компании, а также ведение кадрового документооборота. Каждый гражданин при приеме на работу обязан предоставить определенный комплект документов, на основании которых специалист отдела кадров будет иметь возможность заполнить необходимые формы для формирования личного дела будущего сотрудника. Одной из таких стандартных форм является личная карточка работника. Бланк ее был утвержден Постановлением №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России. С тех пор его внешний вид и содержание не менялись. В приложении к Постановлению этот документ получил название «Унифицированная форма № Т-2». Карточки предыдущего образца сохраняют свою юридическую силу и не подлежат замене. Личная карточка работника содержит в себе 11 разделов, обязательных для заполнения. Она по правилам хранится отдельно от личного дела, но содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Первый раздел включает паспортные данные, общие сведения об образовании,
семейном положении и трудовом стаже. Второй посвящен воинскому учету. Разделы с третьего по шестой фиксируют данные о профессиональной деятельности сотрудника на данном предприятии. Седьмой содержит информацию о поощрениях за хорошую работу с указанием основания (подтверждающего документы). Восьмой раздел дает полную раскладку об отпусках, предоставленных сотруднику за весь период работы на данном предприятии. В девятом речь идет о социальных льготах, а десятый содержит дополнительные сведения, необходимые для подтверждения некоторых
профессиональных навыков. Заканчивается личная карточка работника разделом 11, где указывается причина
расторжения трудового договора (контракта) и приказ, который подтверждает этот факт. В самом конце бланка ставится подпись специалиста отдела кадров и уволенного сотрудника. Личная карточка работника хранится в архиве на протяжении 75 лет со дня увольнения человека.
Строгий учет бланков
Каждая карточка Т-2, заведенная на вновь принятого работника, подлежит обязательной регистрации. На каждом предприятии имеется специальный «Журнал учета» утвержденного образца. Он содержит 11 граф, которые заполняются ответственным работником кадровой службы:
- Порядковый номер записи.
- Дата оформления карточки.
- Ф.И.О. работника.
- Табельный номер. Если работник оформлен как внутренний совместитель, то ему присваивается еще один дополнительный номер.
- Должность.
- Подразделение.
- Дата и номер трудового договора (контракта).
- Номер и дата приказа о приеме на работу.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Номер и дата приказа об увольнении.
Замечание
«Журнал» обязательно должен быть пронумерован, прошнурован и утвержден. После окончания этот документ сдается в архив и хранится там 75 лет вместе с остальными кадровыми документами.
Необходимость переоформления бланков
До вступления в силу Постановления № 1 от 5 января 2004 г. кадровые специалисты пользовались другими бланками для учета данных о сотрудниках. В ходу были унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 71а от 30 октября 1997 года. Затем Постановлением № 26 от 06 апреля 2001 года бланки были изменены. Во избежание проблем с кадровым учетом на предприятиях Правительством страны было принято решение не менять документы, оформленные ранее. Личная карточка работника (форма Т-2 последнего образца) применяется только для вновь принятых работников. Исключение могут составлять только те случаи, когда документ пришел в негодность, и использование в нем зафиксированной информации не предоставляется возможным. Закон никак не регламентирует порядок действия в этом случае. Самый простой вариант – это составить новый документ и хранить его вместе со старым. Для подтверждения достоверности предварительно можно издать приказ по предприятию с указанием причин подобной замены. Новая карточка не станет считаться «копией» или «дубликатом», так как записи в ней будут продолжаться до момента увольнения сотрудника.
