Учетная карточка предприятия

Карточка предприятия — информационный внутренний документ организации, который используется компаниями-партнерами для эффективного взаимодействия с ней. Используется всеми компаниями без исключения.

Понятие "карточка предприятия"

Все основные сведения о российских юридических и физических лицах, а также иностранных организациях указываются в специальном бланке. Он называется "карточка предприятия".

Этот документ может быть составлен в произвольной форме, но неизменным остается список требуемых к указанию сведений, таких как ИНН, ОКПО, юридический адрес, расчетный счет др. Этот бланк заполняется один раз и остается неизменным. Если сведения устарели, учетная карточка предприятия корректируется с обязательным информированием об этом компаний-партнеров.

Назначение документа

При знакомстве с новой организацией компания, как правило, делает запрос о базовых сведениях о ней. Всю эту информацию отражает карточка предприятия. Ее можно считать чем-то средним между визиткой и рекламной листовкой.

В дальнейшем полученные сведения вносятся в бухгалтерскую базу организации-партнера и используются при заполнении счетов и других документов.

Карточку организации получают:

• транспортные компании, заключившие договор с организацией;
• покупатели ее товаров и услуг;
• поставщики товаров или услуг.

Карточка предприятия (образец)

Существует рекомендованный вид карточки организации, но любая компания вольна заполнить его как ей нужно. Например, на своем фирменном бланке.

В любом случае в нем указывается следующее:

• адресные данные;
• сведения о постановке на учет в налоговом органе;
• информация о деятельности и финансовом состоянии;
• информация о руководителе и контактном лице.

Стандартный образец этого документа представлен в таблице ниже.

Карточка предприятия (ООО)

В карточке предприятия для ООО заполняются следующие сведения:

• полное и сокращенное название компании;
• почтовый адрес;
• юридический и фактический адрес;
• ИНН компании;
• КПП предприятия;
• ОГРН организации;
• расчетный счет;
• банк обслуживания компании;
• БИК банка обслуживания;
• корреспондентский счет банка обслуживания;
• ОКВЭД;
• телефоны организации и факс;
• электронная почта компании;
• ФИО директора предприятия;
• сведения об Уставе организации.

Карточка для ИП

Для индивидуальных предпринимателей используется сокращенный вариант бланка карточки. В нем указывается следующее:

• название ИП;
• почтовый адрес;
• юридический и фактический адрес;
• ИНН ИП;
• ОГРНИЛ ИП;
• расчетный счет ИП;
• банк обслуживания ИП;
• БИК банка обслуживания;
• корреспондентский счет банка обслуживания;
• ОКВЭД;
• телефоны ИП или факс;
• электронная почта ИП;
• ФИО директора ИП.

Образец карточки для ООО

В начале взаимодействия с компанией-партнером ему обязательно предоставляется карточка предприятия. Образец для ООО можно увидеть в таблице, представленной ниже.

Образец карточки предприятия для ИП

При заключении нового договора или желании совместной деятельности со сторонними компаниями предоставляется карточка предприятия. Образец для ИП представлен в таблице ниже.

Как видно в таблице, есть отличия от аналога ООО по нескольким позициям. Карточка предприятия (образец для ИП) несколько упрощена.

Алгоритм заполнения карточки организации

1. Необходимо открыть удобный для пользователя текстовый редактор и по центру страницы разместить бланк компании. Немного пониже, выравнивая надпись по центру, следует напечатать «Учетная карточка предприятия» или «Карточка организации».
2. Далее следует указать полное и сокращенное наименование компании, ее адреса (юридический, почтовый и фактический). Если все они совпадают, то объединить эти сведения в одну графу, обозначив ее "адрес местонахождения".
3. Внести сведения об ИНН, КПП и ОГРН предприятия, его расчетном счете в банке обслуживания. Далее добавить информацию об основном ОКВЭД и коде организации по ОКПО.
4. Завершить заполнение карточки предприятия следует, указав его контактные телефоны, номер факса, а также ФИО директора компании и главного бухгалтера, которые обязательно должны подписать данный бланк и заверить его соответствующей печатью юридического лица.

Как создать карточку предприятия в "1С: Предприятие"

Широко используется в компаниях сегодня электронная база данных "1С: Предприятие". В ней не только хранятся данные о товарах и услугах компании, формируются накладные и счета, ведется база складского хозяйства, но и содержится информация о контрагентах, работающих с организацией. Заполняется эта часть программы по аналогии с карточкой предприятия.

Алгоритм внесения данных о партнере компании следующий:

• открыть вкладку "Платежи";
• в выпавшем списке выбрать "Контрагенты";
• соответствующей кнопкой выбрать или создать новую группу;

• заполнить категории;
• нажать кнопку "Создать";
• в выпавшем окне заполнить все требуемые поля (краткое наименование, полное наименование, вид контрагента, ИНН, КПП, ОКПО, № договора, банковский счет, контактное лицо);
• перейти во вкладку "Адреса";
• заполнить все необходимые поля (фактический адрес, юридический адрес, телефон, факс, электронная почта, почтовый адрес);
• адреса следует обязательно заполнять с помощью классификатора;
• заполнить дополнительную информацию (по желанию);
• сохранить изменения;
• внести изменения в основной договор.

Карточка предприятия не является строго регламентированным документом. Есть определенные вольности в ее создании. Но на сегодняшний день это необходимый документ для эффективной деятельности организации, и его заполнению придается большое значение.