Приказы по основной деятельности - обязательный элемент документооборота организации

Каждая организация обязана вести приказы по личному составу, отпускам, командировкам, а также приказы по основной деятельности. Все они имеют утвержденную унифицированную форму и являются обязательными в общем документообороте.

Предназначение приказов

Приказы по основной деятельности предназначены для упорядочения работы организации посредством осуществления документального оформления контроля над исполнением поставленных задач. Их формулировка может быть самой разной. Она связана, например, с возложением определенных обязанностей на сотрудника, открытием доступа к информационному ресурсу, созданием инвентаризационной комиссии и т.д. В некоторых организациях приказы о дисциплинарных взысканиях относят не к личному составу, а к основной деятельности.

Основные этапы издания приказов

Существует стандартный алгоритм издания данных приказов:

- Первый этап – подготовка проекта приказа. Как правило, данная обязанность закрепляется за руководителем структурного подразделения (отдела, сектора). Подобный подход является наиболее приемлемым в связи с тем, что именно руководитель, например, отдела, владеет максимальным объемом информации по подведомственному подразделению. Особенно это актуально для организаций с большим штатом сотрудников, где приказы по основной деятельности предприятия незаменимы.

- Второй этап – согласование проекта приказа. В идеале документ обсуждается, корректируется или дополняется с куратором направления деятельности, которым может быть заместитель директора. И лишь после этого окончательный вариант представляется непосредственному руководителю организации.

- Третий этап – печать одобренного варианта документа на фирменном бланке. Стандартный бланк обязательно включает в себя следующие элементы:

- «Шапка» с логотипом и полным наименованием организации.

- Номер и дата издания приказа.

- «Тело» документа состоит из названия приказа, преамбулы, слова «приказываю» и пунктов, отражающих суть документа, а также закрепляющих контроль над исполнением. В правом нижнем углу указывается ФИО исполнителя и контактные телефон.

Фирменные бланки

Они являются документами строгой отчетности, каждый имеет свой регистрационный номер. В случае их порчи создается комиссия, подтверждающая факт их уничтожения. Приказы по основной деятельности обязательно регистрируются в специальном журнале, который предварительно прошнурован, пронумерован и скреплен печатью и подписью директора предприятия.

Далее с приказом, подписанным руководителем, знакомятся под роспись все сотрудники, фамилии и должности которых в нем фигурируют. Если сотрудник по той или иной причине отказывается письменно зафиксировать процесс ознакомления, то составляется соответствующий акт.

Очевидная важность приказов

Приказы по основной деятельности подшиваются в общую папку ответственным лицом (как правило, это секретарь), а их копии предоставляются в соответствующие подразделения для исполнения. Срок хранения данных приказов устанавливается внутренними нормативными документами организации и варьируется от 3 до 10 лет. В организациях с небольшим штатом работников алгоритм работы с данным видом приказов может быть несколько упрощен. Наверняка приказы по основной деятельности ДОУ имеют свои тонкости. Но функция контроля над достижением поставленных целей остается основополагающей. Правильная организация работы предприятия зависит от грамотной постановки задач, сроков их исполнения и своевременного контроля.