Документооборот - это... Система электронного документооборота

Финансовые и бухгалтерские документы – это своеобразная основа всей совокупности рабочих процессов на предприятии. Документооборот – это совокупность таких бумаг, в числе которых львиная доля отведена первичной документации. Именно поэтому многие компании работают над тем, чтобы совершенствовать рабочие процессы, сопряженные с финансовой документацией, сократить затраты времени, материалов и финансов на каждом участке, исключить человеческий фактор. Существует несколько способов добиться необходимого эффекта. Одним из них, и наиболее эффективным, является организация документооборота с помощью электронных технологий.

Такая система позволяет оптимизировать все процессы, сопряженные с финансовыми бумагами предприятия, сделав такой документооборот безбумажным. Однако для начала стоит определиться, что документооборот – это сложная система взаимодействия на любом предприятии, в работе которой необходимо хорошо разбираться. Только так можно гарантировать качественное исполнение получаемых заданий и команд.

Основные особенности

Документооборот – это жизненный цикл финансового документа от того момента, когда он был создан, до того, когда было завершено его функциональное предназначение. Этот термин может относиться не только к бухгалтерскому взаимодействию, но и к производственному, кадровому, складскому, торговому, офисному, коммерческому.

Организация документооборота сопряжена с определенными проблемами:

- временные потери;

- потери документов на пути следования;

- сдача отчетности не вовремя;

- бумажные архивы далеки от совершенства.

Решение проблемы

Вышеописанные сложности можно решить несколькими путями. Они все сопряжены с реорганизацией и реструктуризацией всех процессов, с которыми имеет дело документооборот. Образец подобного решения – это готовая программа для использования на предприятии. В частности, такие решения предлагаются компанией 1С.

Для компаний любого масштаба организация подобного мероприятия представляет собой процесс сложный, многоступенчатый и довольно затратный. Для этого требуется довольно много времени и ресурсов. Реорганизовать делопроизводство и документооборот можно посредством исключительно профессионалов высокого класса. И тут возникает множество вопросов, связанных с тем, чьими силами проводить подобные мероприятия в масштабах целого предприятия.

Необходимость в дополнительном персонале

Организация документооборота может потребовать включения в состав предприятия специального отдела, который будет осуществлять не только работу с налаживанием всей системы, но и нести ответственность за конечный результат. Естественно, качество работы от такого решения только выигрывает, однако подобный метод хорошо проявил себя при решении отдельных проблем, а для изменения всей структуры взаимодействия на предприятии этого будет недостаточно. И подобное решение обладает недостатками, и довольно существенными.

Довольно сложно отыскать сотрудников, имеющих необходимую квалификацию и уровень компетенции в данном вопросе. В организационную структуру и штатное расписание компании потребуется вносить целый комплекс изменений. Предприятие понесет лишние затраты на фонд оплаты труда и оборудование дополнительных рабочих мест. А самый важный момент касается того, что без устранения ручного труда смысл в такой реорганизации полностью исчезает. Человеческий фактор сопряжен с возникновением механических ошибок, способных повлечь за собой нарушение рабочих процессов с документами.

Привлечение сторонней организации

Чтобы организовать электронный документооборот, можно обратиться к услугам сторонней организации, на которую и будет возложена ответственность за сбор и полноту всей информации, ее последующую обработку, правильное архивирование и хранение всей документации. Однако и в этом случае имеются определенные недостатки. Делопроизводство и документооборот, организуемый такими организациями, может обойтись в довольно значительную сумму. Контроль работы таких сторонних компаний будет неполным, что иногда сопряжено с новыми проблемами. Отсутствует гарантия полной конфиденциальности, то есть у вас нет гарантии того, что не произойдет утечка ценной информации. Если процесс не лишится ручного труда, то подобная реорганизация станет похожа на смену шила на мыло, так как расходы вырастут, но ничего не изменится. Неправильно продуманный график документооборота может привести к появлению новых сложностей в работе.

Автоматизация

Компромиссным и верным решением будет использование потенциала собственных сотрудников, при этом использование дополнительного стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. Автоматизация любых производственных процессов оправдывает себя полностью. Не исключение и этот случай. Система электронного документооборота оптимизирует и совершенствует рабочие процессы, сопряженные с финансовыми, бухгалтерскими и остальными бумагами, благодаря чему работа всего предприятия будет еще более эффективной. Этот метод следует рассмотреть подробнее.

Этапы внедрения

Электронный документооборот организуется в несколько этапов. На первом из них производится комплексное обследование компании, заинтересованной во внедрении. Опытные специалисты обычно проводят анализ, изучают маршруты движения каждого документа, все особенности данного процесса, получают определенное представление о структуре и специализации предприятия. Далее определяется, какие у заказчика есть потребности. Клиент указывает свои требования к функционалу системы, количеству мест, нуждающихся в автоматизации, целях запускаемого процесса и прочих. С учетом всей полученной информации разрабатывается план действий, способный помочь в усовершенствовании и оптимизации документооборота организации. По данному проекту готовится техническое задание, подбирается необходимое программное оснащение, которое будет использоваться, чтобы запустить график документооборота. Не исключена необходимость приобретения и использования особого оборудования.

После всего этого происходит непосредственное внедрение новой системы, ее запуск и первое тестирование, настройка. Такой проект предполагает, что будет производиться обучение пользователей. Обычно документооборот 1С внедряется компаниями с последующим обслуживанием системы, технической поддержкой, а также доработкой и обновлением, если в этом возникнет необходимость.

Особенности автоматизированных СЭД

После описания основных этапов автоматизации процесса можно раскрыть такое понятие, как электронный документооборот, полностью. Под этим понимается полноценная многопользовательская система управления, которая представляет собой большой архив бухгалтерской документации, если говорить о физической реализации. Благодаря внедрению системы удается добиться оптимизации процессов работы с документами на разных уровнях. Организовать бухгалтерский документооборот в форме электронного архива довольно сложно, при этом удается добиться надежности базы данных, где осуществляется не только хранение финансовых бумаг, но и совершение с ними разнообразных операций, необходимых для полноценного функционирования всей системы управления бухучетом.

Польза от внедрения

Новый график документооборота решает массу проблем, в частности сотрудники будут экономить до 80% времени, которое ранее они тратили на бумажные носители. Автоматизация хранения документов открывает широкие возможности в плане хранения нескольких версий одного и того же документа, которые будут доступны для работы и обновления информации в онлайн-режиме. Документооборот 1С – это отличная возможность для того, чтобы отслеживать и находить интересующие файлы буквально за несколько секунд. В электронном архиве найти нужный документ гораздо проще, чем в традиционном бумажном.

На печать документов требуется тратить довольно существенные суммы денег, а после того, как будет внедрена система электронного документооборота, отпадет необходимость распечатывать так много бумаг. В результате будет отмечена значительная экономия финансовых средств. Это происходит благодаря ускорению процессов автоматического документооборота, снижению средней стоимости обработки каждого документа, повышению производительности всей системы.

Система разграничения полномочий

К некоторым документам можно ограничить доступ. Это позволит уберечься от утечки, кражи, а также нежелательной утери важных документов. Система сама контролирует наличие всех необходимых документов, у работников постоянно имеется возможность отслеживать наличие того или иного документа. Система документооборота дает возможность нескольким сотрудникам проводить одновременную работу с одним и тем же документом, что исключает необходимость в создании множества бумажных копий.

Объединение архивов

Основная особенность электронного архива состоит в том, что все документы расположены в одном централизованном хранилище. С помощью такого решения работа с СЭЛ становится более простой и выгодной, в особенности это касается холдингов, групп компаний, дилерских, филиальных и прочих сетевых структур. Средства экономятся и на аренде разрозненных помещений, офисов, в которых ранее размещались децентрализованные архивы на бумажных носителях.

Дополнительные преимущества

Так как все документы находятся в одном месте, прошли грамотную обработку, переданы в архив вовремя, качественно проконтролированы и могут быть найдены в любой момент, можно свести к нулю любые риски, сопряженные с налоговыми проверками.

Чему отдать предпочтение?

На российском рынке информационных технологий СЭД становятся все более популярными, однако чаще всего это узкоспециализированное программное обеспечение, которое разрабатывалось под решение вполне конкретных задач. Приобретая его, клиент сможет решить только типовые задачи, распространенные на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи будут нерешенными, что сводит к нулю эффект от внедрения подобной технологии. Поэтому полноценная автоматизация возможна только в случае приобретения системы, способной решить все задачи клиента, учитывать все индивидуальные особенности заказчика. Электронный документооборот – это высокотехнологичная платформа распознавания, сканирования и обработки бумажных документов. В подобное решение заложен базовый функционал, который можно переработать под задачи конкретного предприятия.

Выгоды от внедрения СЭД

Время, которое тратилось на предприятии на обработку документов, заметно сокращается. Постепенно вся документация перемещается в централизованный электронный архив, где бумаги удобно и просто находить при необходимости. Любые перемещения документа легко отслеживать. С электронными версиями финансовых, бухгалтерских и прочих бумаг можно работать коллективно. К файлам разграничиваются права доступа. Процесс находится под полный контролем. Печать бумажных носителей не требуется, что обеспечивает сокращение финансовых расходов. Средняя стоимость обработки одного объекта падает в несколько раз. Штрафы и налоговые риски минимизируются.

Выводы

Система документооборота требуют совершенствования, поэтому каждое предприятие рано или поздно приходит к тому, чтобы перевести систему в электронный вид. Сделать это самостоятельно довольно проблематично, так как тут требуется привлечение целого штата квалифицированных специалистов в этой области: консультантов, аналитиков, разработчиков, программистов. Только они способны внедрить систему, получив максимально эффективный результат.